Años atrás, durante una consultoría de implantación de sistemas en una gran empresa de la capital, conocí a un director de administración muy peculiar. Pese a que la compañía facturaba cientos de millones de las antiguas pesetas -con un producto muy exclusivo y una plantilla muy reducida-, aquel hombre llevaba todas las cuentas de la empresa en un simple cuaderno de anillas. Mi tarea, como consultor, era convencerle de automatizar la administración de la sociedad, como ya había hecho con el resto de los directivos. Aunque siempre el director de administración es la “pieza clave” de una empresa, por aquello del tema de “cobro”.
El proyecto era sencillo pero, como todos los proyectos integrales, costoso en orden a equipar toda una empresa, -partiendo de cero-, con software y hardware. Por mucho que pudiera explicar las maravillas de la información automatizada, aquel hombre insistía que la única herramienta que necesitaba era un nuevo cuaderno y un bolígrafo. Podíamos ahorrarnos toda nuestra disertación a favor de la productividad y las ventajas de los sistemas de información que pretendíamos integrar.
Al ser un hombre de avanzada edad, la única razón que pudo comprender fueron las respuestas a las siguientes preguntas: ¿Qué ocurrirá el día que Vd. se jubile? ¿Quién se hará cargo de su trabajo? ¿Será capaz de llevar las cosas igual de bien que Vd.? Evidentemente, nadie podría gestionar esa información con la misma eficacia que él. Había dedicado toda su vida a ese empleo. Cuando alguien conoce una empresa desde sus cimientos, es muy difícil de reemplazar. El problema es que cuesta mucho reconocer que nuestra forma de trabajar, aunque sea muy eficiente, debe ser una labor de equipo. Siempre terminamos reemplazados por un “heredero” en cualquiera de nuestras funciones. Nadie resulta del todo imprescindible: tan sólo es cuestión de tiempo.
Lo que sí quiero destacar con esta anécdota, es que ya les gustaría a muchos directores de informática contar con un “cuaderno” tan bien estructurado y pormenorizadamente actualizado. La base es la misma: datos y organización. Puede diferir en volumen, número de entradas, número de registros etc. pero, al final, no deja de ser una simple base de datos en papel. Podemos automatizarla, normalizarla, y/o complicarla todo lo que queramos; pero el resultado será siempre el mismo: datos.
Pues bien; esto que resulta una obviedad, no parece estar tan claro cuando abordamos un proyecto. Quizá estamos acostumbrados a la complejidad, porque nos conviene justificar nuestro trabajo, partiendo siempre de un supuesto de “presunta complejidad”, que ningún otro será capaz de llevar a cabo. Siempre fui partidario de simplificar las situaciones todo lo posible. Como si de una novela se tratara, cualquier proyecto requiere de un planteamiento inicial de situación. Esto es lo que tenemos, y esto es lo que queremos. Para ello hay que informarse; documentar qué queremos hacer, y porqué hay que hacerlo así. ¿Nuestro planteamiento comprende el diseño y desarrollo ideal para resolver una situación? Si no es así, habrá que volver a empezar… Pero simplificando. En ningún caso lanzarse a programar, -o lo que es peor- “parchear” lo que ya está hecho; porque eso es, -precisamente-, lo que queremos cambiar a la hora de empezar un proyecto.
Estoy convencido que todo es susceptible de simplificación hasta resultar comprensible. Muchas veces no somos conscientes que nuestro principal problema es que no hemos sido capaces de comprender el objetivo de un proyecto. Lo fácil: parchear. Lo difícil: preguntar y anotar todo lo necesario, hasta enterarnos bien qué es lo que el cliente necesita. Preguntar no implica ser estúpido o poco profesional. Hay cosas susceptibles de ser explicadas con mucho detenimiento, para llegar ser comprendidas satisfactoriamente. La soberbia es la peor enemiga de un consultor.
Si tienen toda su vida en un cuaderno, no se preocupen. Todo se puede migrar y reconvertir. El problema es si le merece la pena hacerlo, y quién le ayudará a hacerlo bien.