Hoy pretendo empezar una serie de Post que iré intercalando semanalmente donde me gustaría hacer una reflexión sobre el estado en que en muchas empresas se encuentran determinados procesos que se definieron hace años y que con el paso del tiempo lejos de crecer y mejorar se han “estresado”.
“A diario veo personas y empresas que tiene un modelo y otras que no lo tienen.
Cuando alguien tiene un modelo se nota. Las personas y organizaciones con un modelo discurren si no mejor, si más ordenadamente. Y los modelos se deben soportar en no muchas ideas, formando una especie de tronco de conocimiento del que van saliendo racimos, de manera que la persona sabe dónde colocar cada cosa que pasa y como está relacionada con el resto”.
En las organizaciones actuales, el enfoque más habitual es el orientado a procesos. Aunque muchas siguen refugidas en “silos”
No voy a entrar en una definición formal de proceso ya que todos tenemos una que generalmente es la que más se adecua a nuestras organizaciones, pero brevemente podemos decir que para que exista un proceso debe existir una situación en la que queremos se produzca un resultado, que sirva para otra nueva situación, y así sucesivamente.
Es decir una entrada de “algo” (información, petición, necesidad…), que a través de una serie de actividades y tareas producen una Salida (información, informe, resultado…), que a su vez es entrada de otra situación….
Teniendo en cuenta que esa serie de actividades y tareas tienen que tener un dueño, unos indicadores que nos indiquen si lo que se hace sirve para algo o no, y unas responsabilidades.
Estos procesos deben ser gestionados. Haciendo especial hincapié en que mucha gente trabaja más en la gestión DE procesos que en la gestión POR procesos, lo que produce generalmente una situación totalmente teórica soportada exclusivamente por esa gran aplicación llamada PowerPoint y que es el principio de estrés para muchos de nuestros procesos.
Es importante conocer la gran diferencia:
- gestionar procesos significa que los estudiamos, analizamos, mejoramos, pero casi siempre desde el punto de vista del proceso, y
- la gestión por procesos significa hacer lo mismo pero lo que mejoramos son los resultados de nuestra empresa.
Para ello los profesionales debemos de tener visión, y para tenerla además de los conocimientos técnicos debemos conocer el entorno, las necesidades de nuestros clientes, el negocio etc.
Y para alcanzar este conocimiento hacen falta capacidades como la empatía, escucha, asertividad, negociación……
Algunos pensarán, que estoy hablando de actitudes, skills o esa palabra tan usada hoy en día Awareness. Bien no están muy desencaminados pero tened en cuenta que la utilización de esas actitudes varían notablemente de una situación a otra.
No es lo mismo el nivel de escucha que un técnico debe tener especificando requisitos que desarrollando software, no es igual el nivel de negociación haciendo un análisis que ejecutando unas pruebas.
El principio de Peter nos demostró hace mucho tiempo que un excelente analista puede ser un pésimo jefe de proyecto, que un excelente programador posiblemente no sepa tomar unos requisitos, y todos deberíamos de saber que no cualquier técnico del equipo está capacitado para hacer pruebas.
Continuamente damos por hecho estas situaciones siempre haciendo valer que “como lleva más de 20 años en la profesión sabe lo que hace”.
¡NO! ,
Si un técnico durante 15 años ha estado trabajando en modo “code and fix” con su cliente y han sobrevivido, ahora no le puedo pedir que me escriba requisitos. No me va a entender porque su cerebro ya está “galvanizado” y su “nefasta experiencia” le hace defender a muerte que escribir requisitos no sirve para nada.
NUNCA PODRA SER AGIL, por más titulos de Scrum que se saque
Un método implica un proceso sistemático paso a paso, enumerado, definido y probado que pueda sacarse de un cajón (que es donde solemos tener los métodos) y seguirlo de una forma lógica y planeada.
Sin embargo un método también implica un camino, una dirección, una manera de pensar, quizás incluso una filosofía que implique una serie de directrices y algunos conceptos sobre los que pensar y que incluso puedan ser contradictorios con la forma convencional de hacer proyectos, por ello el éxito dependerá de las personas y de cada situación particular.
Esto produce confianza y entusiasmo en el profesional y le otorga capacidades de manera sin precedente para ejecutar su trabajo.
Estoy harto de escuchar “el cliente es lo primero”, no señor BASTA YA:
¡lo primero debe ser el empleado!,
ya que nuestros clientes siempre regresarán gracias al entusiasmo del empleado que ha hecho su trabajo de una manera Excelente, y ojo a esta palabra, porque como exige Tom Peters, Excelencia siempre se debe escribir y pronunciar con Mayúscula.
“Hacer bien” nuestro trabajo es nuestra obligación. “Sorprender” (satisfactoriamente) a nuestro cliente es nuestro objetivo final.
Cómo cambiaría la situación si en vez cumplir solamente con nuestra obligación fuéramos más allá…
!pero no sólo en horas MELONES¡ sino en intelecto.
PENSAR también es trabajar. No sólo hay que tener un modelo, sino que además hay que intentar saber explicarlo para que lo entendamos todos.
Y aqui es donde la AGILIDAD aparece como una cultura, como una manera de pensar y NO COMO UNA METODOLOGIA.
Una vez que tengamos controlados y relajados nuestros procesos, posiblemente nosotros también lo estaremos. Vamos a hacerlo.
¿o nos interesa seguir llorando y viviendo en la queja?